Digital, analog oder hybrid? Das sind die Fragen der Zeit, wenn es um Veranstaltungsmanagement geht. Die Konzeption, Organisation, Moderation und Dokumentation von Veranstaltungen ist seit der Gründung vor fast zehn Jahren eine zentrale Tätigkeit von ProjektForum. Seit der Corona-Pandemie ist das Umfeld schwieriger, gleichzeitig aber auch spannender geworden. Wir recherchieren, planen und setzen mit unseren Kund*innen neue Veranstaltungsformate um – gerne tauschen wir uns dazu mit unserem Netzwerk aus.

Der Bezug zum materiellen Raum

Kurz vor den Sommerferien haben wir uns im virtuellen Raum zum Beispiel mit Die Eisendle und Stefan Tittmann ausgetauscht. Unsere Quintessenz: Virtuelle Veranstaltungen sind nicht weniger aufwändig als klassische Formate, nur weil sie auf den ersten Blick weder Raum, Empfangsdesk noch einen abschliessenden Aperitif benötigen. Im virtuellen Raum – vielen Dank an Die Eisendle für diesen wunderbaren Gedanken – müssen immer wieder Bezüge zum materiellen Raum hergestellt werden. Das heisst: Auch der virtuelle Raum kann und darf gestaltet werden (und übrigens ist auch ein Aperitif im virtuellen Raum keineswegs ausgeschlossen).

Der Saal entleert sich nicht auf Knopfdruck

Mit anderen Worten: Ein virtuelles Format darf zwar nie eine blosse Kopie eines klassischen Formats sein, aber wir können Fragestellungen aus dem uns gewohnten Veranstaltungsmanagement aufgreifen und uns überlegen, wie sich daraus Antworten für virtuelle Formate ableiten lassen. Bei klassischen Veranstaltungen sind zum Beispiel nach dem Schlusspfiff nicht plötzlich alle Teilnehmenden auf Knopfdruck verschwunden. Ein Saal entleert sich langsam und es passiert noch viel: Man spinnt gemeinsam einen Gedanken zu Ende, tauscht Visitenkarten aus, gibt eine Rückmeldung an die Veranstalter*innen. Als Moderator*innen fehlt uns dieses Gefühl bei virtuellen Veranstaltungen zuweilen – aber eben nur dann, wenn es uns nicht gelingt, die virtuellen Formate entsprechend zu gestalten. Dazu ein Beispiel: Kürzlich haben wir an einer virtuellen Veranstaltung der Generationenakademie teilgenommen, bei der jede*r Teilnehmer*in kurz vor der Veranstaltung ein Paket mit einer kleinen Flasche Prosecco als Überraschung für den abschliessenden Apéro erhalten hat. Der Effekt: die Teilnehmenden blieben wie bei einer analogen Veranstaltung noch eine Weile im virtuellen Raum für einen informellen Austausch hängen.

Wir bleiben dran!

Weitere spannende Stichworte aus unserem Dialog waren die «Demokratisierung der Breakoutrooms», die «Entmonopolisierung der Tools» und die «Partizipation für unterwegs» – doch dazu bei anderer Gelegenheit mehr. Wir freuen uns sehr, was in 77 Minuten alles möglich war. Und wir sind daran interessiert, unsere Erfahrungen auch weiterhin mit anderen Akteur*innen, die mit partizipativen Prozessen und Veranstaltungsorganisationen unterwegs sind, zu teilen.